Avoir réellement de l'impact (Mon système de Deep Work)

Une simple interruption de 3 secondes peut doubler les erreurs que tu fais sur une tâche.

Avec ça en tête,  on peut vite comprendre l'intérêt de minimiser les interruptions. 

D'aller creuser la notion de multitâche.

De comprendre pourquoi rechercher la qualité de sa concentration.

La bonne nouvelle, c’est qu’on peut s'entraîner et l’améliorer.

La mauvaise, c’est qu’il ne s’agit que d’une partie de l’équation.

L’autre partie, c’est l’impact. Le choix de nos tâches, et leur priorisation.

La vérité, c’est qu’on passe notre temps sur des tâches à 0 impact. Aujourd’hui, la productivité est basée sur une idée faussée : 

“Plus j'envoie de mails et plus je participe à des réunions, plus je suis productif”.

On mesure avec les mauvais indicateurs. 

On dépense notre temps et nos efforts sans avoir d’impact. 

On a pas d’impact car on va dans la mauvaise direction. 

On va dans la mauvaise direction car on a aucune clarté.

On ne sait pas qui on est, donc on ne sait pas ce qu’on veut.

On navigue à vue.

Identifier ses priorités

C’était mon cas. Je cochais toutes les cases décrites plus haut (littéralement). 

Ma passion n°1 était de créer des listes aussi longues que possible, pour en rayer le plus possible. J'avais la satisfaction du devoir accompli.

Très bon pour les shots de dopamine, un peu moins pour la vraie productivité.

Spoil : Aucune tâche de ces listes ne faisait partie de mes vraies priorités.

J’étais occupé. Ou plutôt ... je m’occupais. 

En tout cas, je n’étais en rien productif.

Je ne m’étais même pas posé la question de quand j’étais productif, et pourquoi. Du coup, je me laissais juste porter par le flux entrant de tâches à faire et des urgences quotidiennes. 

Je ne protégeais pas mes matinées. Il n’y avait aucune structure claire dans mon planning. Je me retrouvais à mélanger les réunions le matin avec mes priorités, le tout entrecoupé avec mes mails. 

Résultat : J’étais exténué en fin de journée, alors que je n’avais rien fait de réellement important. 

Et on recommence le lendemain…

En parlant de priorités, encore fallait-il les identifier. 

Je n’avais pas réfléchi à ce qui importait vraiment dans mon travail, les tâches prioritaires et à fort impact. Pas étonnant que je n'avançais pas dessus.

Une première solution simple : l'environnement

On parle souvent des distractions.

Du fait qu’elles sont de plus en plus présentes.

Des articles qui commencent par “Dans un monde de plus en plus connecté…”.

Il y a une bonne raison: c’est vrai.

Ce phénomène vient de 2 facteurs : 

1. La technologie disponible
2. Notre mesure faussée de la productivité

Compare 2 personnes : 

La personne A qui va vivre dans un chalet perdu dans la montagne pour écrire son livre.

La personne B qui va l’écrire dans son open space.

Est ce que la personne A a plus de chance de proposer un travail de qualité ? 

Je pense qu’on peut s’accorder à dire que oui.

Est ce que la personne B a moins de discipline, ou est moins compétente ? 

Pas forcément.

La seule différence, c’est l'environnement.

Environnement de la personne A : 

• 0 technologie
• Pas d’interruptions extérieures
• Environnement inspirant favorisant la créativité
• Pas de charge mentale inutile
• 100% de son attention à investir dans son seul objectif

Environnement de la personne B : 

• PC, téléphone, réseaux sociaux,...
• Interrompu toutes les 10min par un collègue, une question ou une “urgence”
• Environnement stressant 
• Division de son attention sur plein d’autres tâches que sa priorité

Après 2 mois, la personne A reviendra l’esprit léger, pleine de nouvelles idées et ayant réalisé un travail de qualité. La personne B ne sera pas très loin du burnout et ne sera pas du tout satisfaite de son travail.

Une personne disciplinée résiste longtemps avant de succomber à la distraction.

Une personne intelligente supprime la distraction.

Ensuite vient la manière dont on mesure la productivité. Surtout en entreprise.

C’est beaucoup plus facile de mesure et d’analyser le travail avec des chiffres, c’est donc ce qu’on s’est mis à faire.

• Combien d’heures tu as travaillé ?
• Combien de tâches faites aujourd’hui ?
• Combien de réunions ?

Aucun de ces indicateurs ne prend en compte les 2 facteurs les plus importants : 

1. L’importance du travail réalisé
2. Sa qualité

Effectivement, c’est tout de suite plus compliqué à analyser. Mais c’est pourtant l’objectif du système.

Quand ton patron entre dans ton bureau, tu apparais surchargé en répondant à 45 mails à la minute. Il est satisfait, il va peut être même te féliciter. 

Mais es tu vraiment productif ?

Quand on prend un mauvais indicateur de mesure dans un système (ici l’entreprise) et qu’on l’optimise pour cet objectif, devine ce que fait le système ?

Oui, il fait ce qu’on lui demande.

Il va maximiser les échanges de mails. 

Faire en sorte d’avoir plus de réunions, avec plus de personnes présentes. 

Multiplier les points de contacts et étapes pour faire avancer les choses.

Et on se retrouve avec un système sous optimisé, inefficace, fatiguant.

Et générant une charge mentale incroyablement inutile.

Pourquoi ? 

Parce qu'on a pris un indicateur de volume plutôt qu’un indicateur d’impact.

Pourquoi vouloir l’impact ?

Tout ce qu’on décide de faire, on le fait pour obtenir un résultat.

• Quand on va au bureau 5j/7, on veut obtenir un salaire
• Quand on crée des projets pour sa propre société, on veut la développer
• Quand on lance un jeu, on veut être diverti et gagner
• Quand on passe un week-end en famille, on veut passer du temps de qualité avec les gens qu’on aime

Vouloir l’impact, c’est vouloir un résultat de qualité.

C’est faire des choses utiles, performantes, apporter notre contribution aux autres.

C’est vouloir vivre une vie de qualité. Une vie qui a du sens.

“Un être humain privé de la faculté d'avoir un impact significatif sur le monde cesse d'exister.”

David Graeber

En passant, ce n’est pas la course à la performance comme c’est souvent mal compris. La qualité du temps passé avec ses proches est aussi un indicateur de “performance”.

L’impact est à la base de tout ce qu’on fait.

Une chose à noter : chercher l’impact ne veut pas dire faire la chose la plus compliquée et la plus dure à chaque instant.

L’impact peut être totalement décorrélé de la charge à faire sur le court terme :

• S’améliorer de 0.1% par jour a un impact énorme sur le long terme (x2 au bout de 3 ans, x1000 en 10 ans)

Les choix les plus mineurs que l’on fait créent des habitudes.

Ces habitudes créent un style de vie, qui forment un processus.

Ce processus forge une identité.

Finalement, ces choix mineurs sont souvent ceux qui peuvent avoir le plus gros impact.

On ne peut pas avoir de l’impact par hasard

Ok. Si on cherche l’impact, comment on le trouve ?

On ne peut pas avoir de l’impact par hasard.

Il y a des prérequis : 

• Savoir qui on est
• Savoir ce qu’on veut
• Savoir les actions qui feront la différence

“Who you are, what you think, feel, and do, what you love—is the sum of what you focus on.”

Cal Newport

Si on ne sait pas qui on est, où on va et ce qu’on veut, on avance au hasard.

On navigue à vue.

On ne peut pas atteindre notre objectif si on ne sait pas ce que c’est.

Ces prérequis sont indispensables pour avoir une vision claire.

Ils sont indispensables pour mener une vie cohérente.

On est la résultante de nos choix. Comment faire les bons choix si on ne sait pas ce qu’on veut ?

Au contraire, si : 

• On sait qui ont est
• On a défini nos valeurs
• On sait où on veut aller

Tous les choix deviennent évidents :

• Est ce que ça me rapproche de mon objectif et ça s’aligne avec mes valeurs → Oui
• Sinon → Non

Simple.

Clarté maximum.

Impact maximum.

Comment trouver cette clarté ?

1. Compléter son Ikigai
2. Définir ses 3 valeurs principales
3. Définir sa vision

Tout est gérable avec la bonne approche

Cette clarté qu’on devrait tous avoir est noyée dans un torrent de distractions.

On est le pantin d’acteurs croissants qui n’ont qu’un objectif : utiliser notre attention.

En faisant un premier bilan rapide :

• Combien de temps passes-tu sur ta vision ?
• Combien de temps sur des choses qui retiennent ton attention sans pour autant te faire avancer ?

Toute cette seconde catégorie correspond à des distractions.

Je vois déjà la remarque “mais il faut se reposer et faire des pauses”.

Je suis d’accord, mais il y a une bonne manière de le faire. 

Ce sera sans doute pour une prochaine newsletter. Mais pour faire court, une pause ou un moment de repos doit être stratégique. Elle a pour but de libérer le cerveau et la créativité, pas de le remplir de plein d’informations inutiles.

Passons au multitâche.

Je ne sais pas exactement d’où vient cette idée comme quoi c’est envisageable, mais ce n’est pas le cas. 

D’une manière scientifique, je pense qu’on peut même affirmer que ça n’existe simplement pas. Le cerveau, comme un ordinateur, n’est pas capable de réaliser plusieurs tâches en simultané.

Ce qui veut dire que ce qu’on entend par multitâche est le fait de passer rapidement d’une tâche à une autre. 

Autrement dit : placer son attention d’une tâche à une autre, et donc changer continuellement son attention.

On peut s’accorder à dire qu’il n’y a que très peu de conséquences dans le cas de tâches qui ne sont pas cognitivement exigeantes.

Par contre, c’est tout le contraire sur des tâches qui demandent notre concentration maximale. On va créer des résidus d’attention qui coûtent très chers à notre productivité.

Pour résumer : Si on veut performer, pas de multitâche.

Un autre problème maintenant : les bonnes vieilles interruptions. 

Comment les gérer ?

La vérité, c’est que 90% des interruptions sont dans notre contrôle et peuvent être facilement supprimées.

Pose toi réellement sur la question. Si besoin, complète un fichier ou liste toutes tes distractions sur papier.

Et demande toi si tu ne peux pas trouver une solution simple à chacune d’elle. Tu verras que c’est le cas pour la majorité : 

• Notif téléphone → Téléphone en mode avion dans une autre pièce
• Messages Slack → Slack fermé le matin, et prévoir créneau dédié en début d’après midi pour gérer tous les messages
• Mails → Idem. Mails fermés, notifs coupées le matin. Définir un créneau où les gérer à la suite dans la journée

Maintenant, le plus dur c’est d’appliquer ces solutions. Mais je ne pourrai pas t’aider à ce niveau, il faut que ça vienne de toi.

La première chose que j’avais mise en place, c’est de mettre mon téléphone en mode avion et dans une autre pièce. Juste avec ça, j’ai divisé mon nombre de distractions par 2 et j’ai vite compris l'intérêt et l'impact que ça peut avoir. 

Du coup… j’ai appliqué le reste. 

Une seconde catégorie de distractions : celles qui nous donne l’impression que ça n’est pas dans notre contrôle. Celles-ci, on les accepte de base.

On peut avoir :

• un collègue qui vient te poser une question
• un mail qui te demande des précisions sur une tâche
• ton prestataire qui t’envoie un message Slack pour valider quelque chose avec toi
• …

En y regardant de plus près, tous ces éléments existent pour une seule et même raison : un manque de clarté. 

On subit ces interruptions, mais c’est dans notre contrôle de les éviter en étant assez clair en amont : 

• A chacune de tes réunions, est ce que chaque personne sait exactement ce qui doit être fait, quand et comment ?
• Est ce que les briefs que tu envoies à tes prestataires sont assez clairs ?
• Est ce que la tâche ponctuelle que tu as demandé à ton collègue a été bien définie pour éviter qu’il revienne vers toi pour clarifier un point ?
• Est ce que tu as régulièrement les mêmes questions, remarques et interruptions ? Si oui, peux-tu les processiser ?

Normalement, 99% des interruptions sont gérées. Il reste un dernier type, les interruptions réellement obligatoires.

Ça peut être une vraie urgence à gérer par exemple.

Pour cette catégorie, il faut être stratégique. On ne va pas chercher à éviter cette distraction, mais faire en sorte de la transformer en avantage : 

• Est ce que tu peux en profiter pour faire une pause et repartir avec une concentration au max dans 15min ?
• Est ce que tu peux profiter du fait qu’une personne t’ai interrompu pour traiter d’autres sujets avec elle ?
• Est ce que tu peux modifier ton planning pour prévoir une nouvelle session de deep work à un autre moment ?

Si on les prend par le bon bout, toutes ces interruptions sont gérables.

Et elles ne peuvent pas être une excuse pour le fait de ne pas avancer sur ces objectifs.

Mettre en place ce qu’il faut (ma routine deep work)

J’ai testé beaucoup de formats de deep work. Assez pour dire que là aussi, il faut itérer pour : 

• Voir ce qui fonctionne le mieux pour nous
• S’améliorer

Objectif : Avoir plus de résultats de qualité, en moins de temps.

Ma routine, qui évolue encore régulièrement : 

• 3 sessions de deep work 1h30 le matin
• 15min de (vraie) pause entre chaque bloc
• Pas de deep work l’après midi

Au début, ça peut être très compliqué de respecter des blocs d’1h30. 

Commence par 30min, et augmente petit à petit.

Les gens connaissent la notion de deep work, mais n’en font pas réellement. 

La réalité, c'est que la plupart se mentent à eux même. Ils oublient très vite que pendant leur “deep work” du matin, ils ont passé 20min sur youtube et 15min sur le téléphone.

 2 conditions pour que ce soit réellement du deep work : 

• Pas de distractions
• Cognitivement demandant

(Il y a également la notion de pratique délibérée, mais ça n'est pas le sujet de cette newsletter (qui est déjà assez longue). Pour ceux qui veulent fouiller le sujet, étude complète d’Ericsson ici : https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rsos.190327)

Ça veut dire quoi ?

• Si je suis interrompu toutes les 10min, ce n’est pas du deep work
• Si je vais sur mon téléphone, ce n’est pas du deep work
• Si l’activité en question est répondre à mes mails, ou discuter sur Slack, ce n’est pas du deep work

En étant honnête avec soi-même, on se rend vite compte qu’on en fait au final beaucoup moins que ce qu’on pensait.

Mon framework de deep work

Un workflow est un ensemble de règles qui nous disent comment nos efforts reliés à un certain type de travail sont identifiés, assignés, exécutés, et révisés.

C’est un système fiable et performant sur lequel se reposer.

Toutes les méthodes de productivité peuvent être utiles (GTD, ZTD,…), mais elles ne s’attaquent pas à la cause profonde.

Les habitudes et méthodes peuvent aider à gérer la masse de travail qui afflue, mais les workflow peuvent réduire et organiser ce flow de travail. 

C’est avoir un système qui s’attaque aux causes profondes.

Si tu es sur un bateau qui fuit, tu as 2 choix : 

• soit tu prends un plus gros seau pour vider le bateau (méthode de productivité)
• soit tu réduis la taille du trou = réduire le flux entrant (workflow)

Les deux sont importants, mais réduire la taille du trou d’attaque à la cause, quand le seau essaye de gérer le symptôme.

Soyons plus concrets.

On a vu beaucoup de choses. Je vais essayer de rassembler sous un système simple.

Prérequis : 

• Identifier qui on est, notre vision et nos objectifs long terme

Phase 1 : Préparation

1. Définir son nombre d’heure de deep work quotidien optimal (entre 2h et 5h)
2. Définir les plages de deep work quotidiennes (souvent le matin)
3. Ajouter des blocs dédiés dans son planning, et les protéger
4. Définir un lieu dédié
5. Définir 1 objectif clair par bloc de deep work

Objectif : La clarté en définissant quoi faire, où, quand et comment.

Phase 2 : Engagement

1. Collecter et organiser toutes les informations nécessaires à la session (limiter les frictions et distractions)
2. Créer un ancrage pour signaler au cerveau le début d’un bloc 
3. S’engager avec une approche de performance : terminer l’objectif défini dans le bloc de temps dédié

Phase 3 : Itération

1. Définir un bloc d’analyse toutes les semaines (30min le dimanche soir par exemple)
2. Analyser ce qu’il s’est bien passé, mal passé, et comparer le nombre d’heures de deep work effectives par rapport aux prévisions
3. Effectuer les actions correctives la semaine suivante, et affiner le système au fil du temps

C’est un système que j’utilise et que j’ai affiné au fil du temps. N'essaye pas d’en faire trop au début pour se décourager après 2 semaines.

Il y a d'autres choses que je n'utilise pas personnellement mais qui peuvent être puissante, comme avoir un partenaire de responsabilité, ou partager tes objectifs en public.

Ca rajoute une pression pour faire ce que tu a prévu et ne pas procrastiner.

Rappelle toi ce qui apporte la vraie valeur : l’impact, et la qualité.

Développe une obsession pour ça.

C’est tout pour cette semaine. 

Passe un excellent week-end, et rendez- vous Samedi prochain.