La source de la productivité (non, ce n'est pas la discipline)

J'ai croisé un certain nombre de personnes qui se sentent improductives. Elles ont toutes un discours similaire, mais une grande partie met de côté un aspect crucial.

On pense manquer de temps ou de discipline, quand on laisse de côté un aspect bien plus impactant, souvent oublié.

Les moments où je suis le plus "productif" (comprendre efficient), ce sont les moments où je sais exactement quoi faire.

Où j'ai une vision de l'objectif, préparé tous les documents nécessaires pour réaliser la tâche en question, et déjà la structure et les étapes à suivre…

Autrement dit, ça correspond aux moments où j'ai identifié les frictions potentielles en amont, et déjà réfléchi aux solutions.

Historiquement, je faisais tout l'inverse. Pendant mon alternance il y a quelques années, je venais tous les jours au boulot sans clarté. J'étais discipliné, mais pas productif (en réalité, j'étais juste occupé à cocher une to-do de tâches inutiles). J'étais aussi passif, dans le sens où je subissais le flux de travail qui arrivait plutôt qu'être proactif dans mon organisation.

Du coup, quelle est la vraie source du problème ?

“En matière de rendement personnel, la clarté constitue la notion la plus importante. Une des principales causes de la procrastination et du manque de motivation vient d’un manque de précision, de confusion et des doutes quant à ce que l’on est sensé faire.”
Brian Tracy - Eat That Frog!

La plupart des gens cherche à être disciplinés dans leur travail, et ne se sentent pas bien dès que ce n'est pas le cas. Il n'y a pas de problème en soi dans cette recherche. Le souci, c'est qu'on ne cherche pas au bon endroit.

C'est vrai pour le travail comme pour n'importe quelle habitude. Si on commence par vouloir être discipliné pour faire du sport tous les jours, on va se forcer. Puis rater. Puis s'en vouloir. Pour finir par abandonner.

Pour le travail, on s'impose (ou on nous impose) des choses à faire. Si on ne compte que sur la discipline, on crée nous-mêmes un cercle vicieux. Un jour, on ne va pas en faire autant que prévu, donc on va vouloir en faire plus demain. Puis notre charge mentale augmente. Puis notre qualité de travail diminue. Pour finir par transformer un indicateur d'efficience initial en un simple volume horaire de travail.

Savoir ce qu'on doit faire et pourquoi

Théoriquement, c'est simple. Il suffit de savoir ce qu'il faut faire, comment, et pourquoi.

Le dernier point est souvent oublié, mais sûrement le plus important. C'est ce "pourquoi" qui crée une cohérence entre la vision et les choix qu'on fait au quotidien.

Pour reprendre l'exemple de l'habitude "faire du sport", c'est illusoire de se créer une super résolution de faire du sport tous les jours pendant les 10 prochaines années. Et on le sait très bien. Par contre, on peut y aller parce qu'on veut être en bonne santé. Encore mieux, on va lier ça à notre identité : on n'y va pas parce qu'on doit faire du sport, on y va parce qu'on est un sportif.

Évidemment qu'il y a des jours où on aura la flemme. Et à ce moment, la discipline pourra aider, et elle viendra même plus naturellement.

Et si on échoue ?

Dans un cas, on essaiera de compenser le lendemain et on commencera à déséquilibrer l'ensemble.

Dans l'autre, on accepte. Notre identité ne change pas, mais c'est simplement une occasion d'analyser pourquoi :

• est-ce qu'il y a eu un trigger spécifique ?
• Comment je peux éviter ça ?
• Comment je me sentais ?

"Your habits are how you embody your identity."
James Clear

Pour résumer, on ne tiendra pas longtemps en se forçant à être discipliné pour quelque chose qui ne fait pas sens pour nous.

Trouver le sens et la stratégie, pour que la discipline vienne naturellement.

Charge mentale et doute

Que se passe-t-il quand tu t'assois devant ton PC tous les matins ?

Pour beaucoup, on va regarder nos mails, nos messages, les nouveautés, les (fausses) urgences. Ce qui était la meilleure opportunité d'être productif au meilleur de sa forme devient de la procrastination de ses priorités.

Et on met celles-ci au second plan : c'est très souvent elles qu'on va décaler, remettre à plus tard parce qu'on "n'a pas le temps". Alors qu'en réalité, on les remplace par des tâches sans aucun effet de levier, et qui peuvent bien attendre quelques heures.

Du coup ? On a l'impression de ne pas avancer, on décale, on accumule, on travaille plus, et on revient au cercle vicieux évoqué plus haut.

Le second problème qu'on peut avoir, c'est l'impact sur la charge mentale. C'est un problème plus vicieux, parce qu'on s'en rend moins compte directement. Et il vient de deux aspects principaux :

1. Le doute
2. Les open loops

1. Le doute

Combien de fois ai-je commencé une tâche ou un projet en ne sachant pas par quel bout le prendre ? J'ai un objectif final clair (et encore), mais tout le reste ne l'est pas :

• Avec qui je dois faire ça ?
• Comment structurer la tâche ?
• Est-ce que j'ai tous les documents ?
• Quelles ressources j'ai à disposition ?
• Est-ce que tout le monde est aligné sur cet objectif ?

Bref, des questions à l'infini.

Du coup, mon bloc de 2h prévu pour cet objectif devient un bloc pour clarifier comment le réaliser.

Sans la clarté, on passe notre temps à douter, à revenir sur nos choix, à hésiter. Quand on sait précisément ce qu'on doit faire, pourquoi, où, comment,… tout devient plus facile et évident.

Si tu as passé un moment la veille pour organiser cette tâche et clarifier tous ces points, il n'y a plus de question quand il est l'heure de passer à l'action.

Aucune friction, aucune incertitude qui crée des interruptions toutes les deux minutes. C'est juste un tout droit.

Dès qu’on atteint un certain degré de clarté, le processus décisionnel devient fluide, rapide, presque instinctif.

2. Les open loops

En gros, ce sont les résidus d'information qui traînent dans ton cerveau toute la journée. Ça peut venir :

• Des décisions non prises
• Des tâches non terminées
• Des questionnements sans réponse

Tu peux voir ça comme le fait de commencer tes journées à un niveau minimal de charge mentale : aucun sujet en cours, juste ta priorité à attaquer. Plus tu avances dans ta journée, plus tu reçois des messages, des mails, des décisions à prendre.

Si elles ne sont pas traitées et clôturées, toutes ces open loops s'accumulent, et impactent directement ta productivité (et plus important encore, ton état mental). C'est une charge qu'on accepte de base comme si c'était une taxe obligatoire, mais elle n'est absolument pas nécessaire.

Et je ne dis pas de tout traiter dans la minute pour fermer instantanément toutes ces boucles. Je dis simplement qu'il faut avoir un système de décharge mentale pour les sortir du cerveau. Si tu dois répondre à quelqu'un, cette micro-tâche va prendre un bout de ton énergie mentale jusqu'à sa résolution. T'en accumules 50 dans la journée, et tu finis exténué.

La solution est simple : avoir un système, et lui faire confiance.

Ça peut être une app de to-do, un calendrier, du papier/crayon… peu importe. L'idée est d'externaliser la boucle ouverte, et d'avoir confiance en sa résolution en la planifiant pour ne plus avoir à y penser.

Comment trouver cette clarté

1. Définir l'objectif
2. Définir pourquoi on doit le faire
3. Définir et optimiser l'environnement (où le faire, avec qui…)
4. Préparer et regrouper les ressources (documents, informations)
5. Déconstruire l'objectif en mini-tâches (feedback instantané, et plus de facilité à reprendre si on est interrompu)

La discipline est un pansement parfois nécessaire, mais la clarté est le véritable bouclier naturel des distractions et de l'efficience.

Tout l'enjeu est d'avoir une vision 100 % claire, pour nous permettre de bombarder sans aucune friction dès qu'on se met au travail.

J'espère que ça t'aura aidé !

Passe un excellent week-end,

LA